【導入事例】1件最大60分の転記作業を「転記エージェント」で自動化へ。マニュアル不要の業務フローを目指す、株式会社イーリアルティのDX挑戦
【インタビュアー】 大西（エクサテック株式会社・転記エージェント提供） https://exatech.dev/data-agent/
【インタビュイー】 堀口 様（株式会社イーリアルティ 社長室 / AX・DX事業部） https://e-realty.co.jp/
システム間のデータ転記に毎月数十時間を費やしていた株式会社イーリアルティ様。転記エージェントの導入により、属人的な業務の自動化とDX推進を加速させています。今回は、導入の背景や開発時のエピソード、今後の展望について堀口様にお話を伺いました。
株式会社エルテスグループのシナジーを活かし、不動産業界のDXを推進
大西（エクサテック）： 本日はよろしくお願いいたします。まずは、株式会社イーリアルティ様の事業内容と、堀口さんの現在の役割について教えていただけますか。
堀口さん（株式会社イーリアルティ）： よろしくお願いします。弊社は、売買事業、PM（プロパティマネジメント）事業、管理事業など不動産事業を幅広く展開しています。親会社である株式会社エルテスをはじめとするグループ各社とも連携しており、株式会社エルテス代表の菅原が警備会社を買収したことを機に、自治体のDXや不動産会社のDXなどをグループ全体で強力に推し進めています。
私は現在、社長室およびAX/DX事業部に所属しており、主にPM事業部を中心としたDX推進を担当しています。情報システム部門の役割も兼務しており、社内では「ITの相談窓口」のような立場でDX推進を担当しています。
月10〜20時間超の工数とヒューマンエラー。1件30〜60分かかる転記作業が課題に
大西：転記エージェントを導入される前は、具体的にどのような業務課題を抱えていたのでしょうか。
堀口さん： 一番の課題は、システム間の「データの転記作業」でした。 弊社では、リーシング（賃貸物件の客付）業務のリーシングサービスと、物件の管理や経理・財務領域には基幹システムを利用しています。このシステム間で連携がされておらず、リーシングシステムにある入居者情報を基幹システムへ手作業で入力する必要がありました。
大西： 手入力となると、かなりの工数がかかっていたのではないでしょうか。
堀口さん： そうですね。入力項目が多いこともあり、1件あたり30〜60分ほどかかっていました。月20〜30件の契約処理が発生しており、単純計算でも毎月10〜20時間以上を転記作業に費やしていました。
1件ずつ手入力しているとどうしてもヒューマンエラーが発生します。チェック体制も不足していたため、更新時や修繕時など、お客様とのお金のやり取りが発生するタイミングで不整合が発覚し、対応に困るケースもありました。「このままでは業務拡大に対応できない」と感じていました。
課題の真因は「転記」にあり。現場に寄り添う姿勢が導入の決め手に
大西： この課題に対して、最初は別の切り口から解決策を探されていたとお聞きしました。
堀口さん： 実は、最初は電話業務の効率化から着手しました。電話の一次対応を外部委託しており、対応履歴の管理や連携にも工数がかかっていたため、DX電話ツールを導入して運用を開始しました。
その取り組み自体は一定の効果があったのですが、業務全体を見直していく中で、「実は最も時間と手間がかかっているのはシステム間の転記作業ではないか」ということが見えてきました。そこで次のステップとして、データ連携による業務自動化に取り組むことにしました。
大西： そこで、弊社の転記エージェント（データ連携）にお声がけいただいたのですね。
堀口さん： はい。AIを使った業務効率化を検証したいという思いもありました。何より印象に残っているのは、契約前の段階から非常に丁寧に伴走していただいたことです。正式な導入が決まる前にも何度もオフィスへ足を運んでいただき、業務内容のヒアリングや課題整理を一緒に進めてくださいました。
単にシステムを開発するのではなく、「現場で何に困っているのか」を理解しようとしてくれる姿勢が伝わってきて、とても信頼できるパートナーだと感じました。
業務フローそのものを理解した提案。AIとヒアリングで紐解く要件定義
大西： 実際の開発や要件定義はどのように進んでいきましたか？
堀口さん： 業務のヒアリングから丁寧に入ってもらえたのは非常にありがたかったです。AIを活用してデータ項目の対応表（マッピング表）を作って提示してくれたのも助かりました。
ただ、私自身は元々株式会社エルテスにいた人間なので、当時は不動産業務の知識もまだ十分ではなく、現場へのヒアリングを重ねながら業務フローを整理していきました。
大西： システムの仕様だけでなく、現場のリアルな運用に合わせる必要がありますからね。
堀口さん： ええ。弊社には「ツールのマニュアル」はあっても、「業務自体のマニュアル」があまり整備されていませんでした。しかし裏を返せば、転記エージェントで転記作業自体を自動化してしまえば、属人的な業務マニュアルを作る必要もなくなり、新しく入った人を教育する手間も省けるということに気づきました。
単なるシステム開発会社ではなく、業務フローそのものを理解した上で提案してくれた点が非常に印象的でしたね。
業務の標準化が進み、ミスが削減。属人化から脱却するDXの展望
大西： 現在、導入が進んで現場にはどのような変化がありましたか？
堀口さん： まだ完全な自動化までは至っておらず、追加の実装をお願いしているフェーズですが、これまで担当者ごとに対応方法が異なっていた業務が標準化されつつあり、入力ミスや確認作業の削減につながっています。
現状残っているマニュアル化された作業も、転記エージェントの活用でどんどん少なくしていきたいです。経営層もこの取り組みには非常に期待してくれていて、社内の関心も高まっています。
大西： それは素晴らしいですね！今後の展望や、さらに進めていきたいDXの構想はありますか？
堀口さん： 今後はPM部門だけでなく、売買事業や修繕の部門でもDX化を横展開していけたらと考えています。まだまだアナログな部分が残っているので、引き続き大西さんのお力をお借りしたいです。
大西： 最後に、同じようにシステムの分断や転記作業に悩む企業の方へメッセージをお願いします。
堀口さん： 業務が担当者ごとの経験やノウハウに依存している企業ほど、効果を実感しやすいと思います。マニュアルを整備することも大切ですが、転記作業のように仕組み化できる業務は、システムで自動化してしまう方が早く、確実です。
転記エージェントのように現場の業務理解から伴走してくれるパートナーと進めることで、よりスムーズにDXを推進できると思います。
大西： 嬉しいお言葉、ありがとうございます！これからも株式会社イーリアルティ様のDXを全力でサポートさせていただきます。本日はありがとうございました。